قرار بشأن الوثيقة: عينة، أمثلة

كل موظف في خدمة الموظفين يعرف عن وجود مثل هذه الدعائم القرار. على الوثيقة يشار إليه من قبل مدير المنظمة. دعونا نعتبر هذه الدعائم بمزيد من التفصيل.

معلومات عامة

قرارات المدير بشأن الوثائق التعبير عن تعليمات مكتوبة حول ترتيب تنفيذ القانون أو استخدامه. هذه الدعائم موجودة على الأوراق الواردة أو المحلية. أيضا يتم تثبيت القرار على الوثائق مسؤولي الهيئات العليا. بالإضافة إلى الأفعال الرسمية ، هذا الشرط موجود في الطعون من المواطنين.

من الناحية العملية ، يحدد محتوى السجل الإجراء الخاص بحل مشكلة معينة ، وطلبها ، والنظر في الطلب. ببساطة ، هذه الدعائم تعبر عن موقف الموظف من محتوى الفعل.

القرار على الوثيقة: عينة

تحدد الأعمال المعيارية هيكل الدعائم. يجب أن يحتوي على العناصر التالية:

1. الأوائل واللقب من المؤدي.
2. محتوى الإجراءات (المهمة).
3. الموعد النهائي للانتهاء.
4. توقيع الرئيس.
5. التاريخ.

اعتمادًا على محتوى التسجيل ، قد تكون بعض العناصر مفقودة.

تصنيف

في إطار أنشطة المؤسسة ،مختلف القضايا الإدارية التي تتطلب حلولًا محددة. في بعض الحالات ، يمكن أن تكون الإجراءات الخاصة بمشكلة معينة نموذجية. وفقا لهذا ، أنواع القرار على الوثائق. يمكن أن تكون المتطلبات محددة أو عامة.

يتم التعبير عن الفعل الأول بفعل الوقوف في حالة مزاجية حتمية أو في صيغة غير محددة. فهي موجهة لأفراد معينين. كيف ننظرهل هناك أي قرارات بشأن الوثائق؟ أمثلة من الممكن أن ينتج ذلك: "إلى التنفيذ" ، "للحصول على المعلومات" ، إلخ.

محتوى

القرار على الوثيقة يجب أن تعكس المعلومات في شكل مكثف. ومع ذلك ، يجب اختيار الكلمات واضحة ومحددة. في الحالة يجب أن يكون هناك مؤشر شامل لطبيعة وترتيب تنفيذ القانون. لذلك ، لا يمكن اعتبار النقش "قرر كيفية الاتفاق" كقرار. لا تسمح الوثيقة بالتعليمات الأولية. من بينها يمكنك تسمية: "يرجى الحضور إلي" ، "الإجابة بعد المفاوضات" ، وما إلى ذلك.القرار على الوثيقة يمكن تحديد العديد من المؤدين. عادة ما يعتبر الموظف الأول الذي يحمل اسمه الأول شخصًا مسؤولًا.

حيث

يتم تحديدها من قبل المدير على أساسمحتوى الوثيقة قيد النظر. يمكن للمدير أيضا استخدام المواعيد النهائية المحددة لمجموعة معينة من الأفعال. يشار إلى تاريخ الاستحقاق من خلال الأرقام. كما تم وضع تاريخ القرار نفسه.

سيطرة

إذا كان من المفترض الإشراف على التنفيذوثيقة ، قد يشير القرار إلى الموظف المحدد المسؤول عن ذلك. إذا امتد التحكم إلى جزء من الفعل ، فإن عدد النقاط أو الأقسام المقابلة ينعكس في المتطلبات. في أي حال ، يجب وضع علامة على الوثيقة. قد تكون هذه الكلمة "Control" أو ببساطة الحرف "K". يتم وضعه في الجزء الأيسر من الفعل مقابل العنوان أو الجزء الذي تم تأسيس الإشراف عليه.

نقطة مهمة

من خلال القواعد المشتركة في الوثيقة لا يمكنلحضور أكثر من قرار واحد. يمكنك تحديد العديد من التفاصيل إذا كانت محتوياتها غير مكررة. في معظم الحالات ، تحدد مثل هذه القرارات قواعد تنفيذ المستند.

وضع

أي مدير يجب أن يعرف كيف القرار على الوثيقة. يتم وضع هذه الدعائم على الورقة الأولى من الفعل فيالزاوية العليا. يقع عادة بين النص والمرسل إليه. إذا كانت هناك حاجة لإصدار قرار معقد ، يوجد فيه تعليمان أو أكثر ، أو عدة تعليمات ، يمكن وضعها على أي مساحة خالية من مقدمة الورقة الأولى. في هذه الحالة ، لا يجب أن تؤثر الدعائم على النص وتذهب إلى الحقول.

لتحديد نص التعليمات ، فأنت بحاجة إليهمكان في زاوية. في بعض الحالات ، قد يتم إعداد قرار على ورقة منفصلة. في نفس الوقت ، يجب أن تكون هناك ملاحظة حول توافر مثل هذا التطبيق. بالإضافة إلى التوقيع ، في هذه الحالة يتم الإشارة إلى اللقب والأحرف الأولى من المؤلف. مثل هذه القرارات يشار إليها أحيانا باسم "الملخص". هذا المصطلح شائع جدا في الإدارة العامة. إذا كانت هناك حاجة لإصدار قرار على ورقة منفصلة ، فيمكن كتابته يدويًا أو طباعته.

مشاكل عمل المكتب

تجدر الإشارة إلى أن النظر في الأفعال وصياغة القرارات معقدة إلى حد ما. يجب على الموظف المفوض مراعاة عدد من الفروق الدقيقة التنظيمية والنفسية. في كثير من الأحيان يبدأ تنفيذ الأعمال الواردة بإصدار القرارات. في هذا الصدد ، فإن أهمية هذه الدعائم كأداة إدارية يتم في بعض الأحيان تبريرها. تنص قواعد إدارة المكاتب في العديد من المؤسسات على أن الجزء الأكبر من الوثائق الواردة ، بغض النظر عن المحتوى ومستوى الأهمية ، يتم إرساله أولاً إلى الرأس. ويستعرض الأوراق الواردة ويقدم ملاحظات مناسبة.

بعد ذلك ، يتم إرسال الوثائق إلىالمنفذون المباشرون. هذا الإجراء لديه عدد من العيوب. بادئ ذي بدء ، تتجاوز مدة انتظار فعل من أعمالها في عدد من الحالات فترة العمل معها عدة مرات. في الوقت نفسه ، يمكن أن تستغرق العملية ما يصل إلى 80٪ من الوقت من وقت التنفيذ الإجمالي للمهمة. وبالإضافة إلى ذلك ، ثبت أن رئيس القسم يستغرق يومين في الأسبوع في المتوسط ​​لمراجعة المراسلات. ونتيجة لذلك ، فإن رغبة المدير في تغطية كامل حجم البريد الوارد تؤدي إلى تأخير في تنفيذ التعليمات. علاوة على ذلك ، فإن المديرين يصرفون باستمرار عن حل قضايا الإدارة الموضعية.

ممكن الخروج من الوضع

يمكنك حل المشاكل بعدة طرق. الخيار الأمثل هو إنشاء خدمة خاصة مسؤولة عن النظر الأولي في المراسلات الواردة. سوف يقوم موظفو هذه الإدارة بتحديد من وأين يتم نقل الفعل. في هذه الحالة ، لا ينبغي أن يؤخذ الحساب في الاعتبار إلى حد كبير من المرسل إليه والمشار إليه في المستند على أنه محتواه. يوصي المتخصصون بتشكيل قوائم بأنواع المستندات أو الأسئلة أو المسئولين أو الوحدات التي يجب إرسالها إليهم. ستسمح هذه القوائم باستبعاد الحصول على معلومات زائدة عن الحاجة إلى الرؤساء وتسريع استلامها إلى الموظف المناسب.

يجب أن تتلقى الإدارة الأكثر أهميةوثائق. من بينها ، على وجه الخصوص ، وتشمل الأوامر والمراسيم والقرارات وغيرها من أعمال الهياكل العليا. تجدر الإشارة إلى أن هذه الممارسة هي سوء الفهم بين العديد من المخرجين. القادة يحاولون النظر في جميع الوثائق الواردة ، بحجة أنه من الضروري مواكبة جميع شؤون المنظمة. في مثل هذه الحالات ، يمكن تشكيل قوائم بالمراسلات الواردة ليوم عمل ، أسبوع ، تشير إلى الموظفين الذين أرسلت إليهم هذه الأعمال أو غيرها.

توفيرا للوقت

لتقليل الوقت اللازم لإصدار القراراتيمكن للمساعد أو السكرتير تطوير النص القياسي بشكل أولي وتقديم العرض الرئيسي. إذا وافق المخرج على المحتوى ، فسيلزمه فقط التوقيع والتأشير. يمكن استخدام القرارات المستخدمة بشكل رسمي. معظمهم ، باستثناء البعض ، لديهم شخصية مكررة ومتكررة. يمكن تخفيض كل منهم إلى 10-15 أنواع مختلفة وطبع على ورقة. عند مراجعة المستند ، يؤكد الرأس على الدقة اللازمة. هذه الورقة تتبع الفعل للفنان أسفل السلم الهرمي.

بالإضافة إلى ذلك

يحدد محتوى القرار الترتيبتنفيذ الوثيقة ، قرار سلبي أو إيجابي من القضية وضعت في القانون. بالنظر إلى ذلك ، يستخدم العديد من المخرجين في الدعائم أنظمة ترميز مختلفة. أنها تجعل من الممكن للمناورة في الطبيعة الرسمية للعمل المكتبي.

كقاعدة عامة ، يتم استخدام الرموزعند التأكيد على القرارات المتعلقة بطلبات المواطنين وفي سياق الاستقبالات الشخصية. لذا ، في إحدى المنظمات ، في حالة اتخاذ قرار إيجابي بشأن هذه المسألة ، لم يتم قبول التعليمات الواردة في القانون أمام العميل في حالة عدم وجود مذكرة "إبلاغ". في مشروع آخر ، لم يتم تنفيذ القرار إذا كان مكتوبًا باللون الأسود بدلاً من الحبر الأرجواني. إنشاء مثل هذه القواعد "المحددة" ليس من غير المألوف. في كثير من الأحيان يجعل استخدام الاتفاقيات من الممكن تجنب أو ، على العكس ، بسرعة حل القضايا المعقدة الناشئة في إطار العمل مع الموظفين.