ما هي واجبات السكرتير

من أجل تحديد واضحواجبات سكرتير ، من الضروري معرفة من هو بالضبط يتحدث عن. بعد كل شيء ، يمكن الاطلاع على هذا المنصب في عدة زوايا. والمعروف ، على سبيل المثال ، هو أمين السجل كموظف في المكتب ، والأمين العام بوصفه رئيس (رئيس) منظمة ، ووزير الدولة موظفًا حكوميًا ، وسكرتيرًا كشخص دبلوماسي ، وسكرتير للرئيس كموظف ، وخيارات أخرى. في أغلب الأحيان ، في إشارة إلى هذا المنشور ، فإنهم يقصدون الموظف الذي يقوم بمهام (تعليمات) كمدير للمشروع ، بالإضافة إلى مديرين فرديين لأقسامه البنيوية. وتبين أن الواجبات الرسمية للسكرتير في هذه الحالة يتم تنفيذها لتنفيذ أوامر فردية لحل المسائل التنظيمية والتقنية.

ما ينبغي أن يعرفه الوزير ويجب عليه فعله

يجب على السكرتير القيام بالمهام التالية على أساس يومي:

1. تلقي المعلومات من المرؤوسين لنقلها إلى المشرف.
2. تنظيم مدير الاتصالات الهاتفية. في حالة غيابه ، خذ المعلومات ، ثم وجه انتباه المدير إليها.
3. تلقي والحفاظ على سجلات الرسائل الهاتفية.
4. لخلق ظروف للعمل العادي للرئيس: لرصد الحاجة إلى اللوازم المكتبية والمعدات المكتبية.
5. مساعدة في تنظيم الإنتاجالاجتماعات والاجتماعات. لإحضار تاريخ ومكان ومكان الحدث. جمع المواد اللازمة ، وضمان حضور الحاضرين والحفاظ على محضر الاجتماع.
6. لإجراء أعمال المكتب في المؤسسة. للقيام بذلك ، يجب على السكرتارية استلام وتنظيم المراسلات الواردة وإرسالها إلى الإدارة. ثم على أساس التأشيرة المفروضة على نقل الوثائق إلى المنفذين تحت قائمة. وتشمل واجبات السكرتير أيضا السيطرة على الدورة وتوقيتها ونتائج تنفيذها.
7. أداء العمل على الطباعة واستنساخ الوثائق.
8. تنظيم استقبال الزائرين لرئيس الشركة ، وإذا أمكن ، خلق ظروف لحل القضايا بسرعة.

من أجل الوفاء بواجبات الوظيفة البسيطة هذه التي يبدو أنها سكرتيرة ، يجب أن يعرف الموظف ما يلي:

• التكوين الكامل لإدارة المؤسسة والتقسيمات الهيكلية الهيكلي ؛
• ميثاق وموظف وهيكل المؤسسة وملفها الشخصي وآفاق التنمية والتخصص ؛
• وثائق معيارية للتنفيذ السليم لأعمال المكتب ؛
• قواعد لاستخدام وسائل المعدات المكتبية والاتصالات ؛
• قواعد BTW ، OT ، السلامة من الحرائق والصرف الصحي الصناعية ؛
• قواعد تنظيم العمل في مكان العمل ؛
• الأعمال والأعراف والقوانين المعيارية والقانونية وأوامر التخطيط والمحاسبة وإدارة الجودة للأعمال المنجزة.

خصوصية الكاتب

إذا كان أكثر تحديدًا ، ضيقالتخصص ، فإن الوضع مختلف بعض الشيء. خذ على سبيل المثال ، المهام الرسمية للسكرتير الكتابي. في عنوان الموضع ، يتم تعريف جانب العمل المنجز بوضوح. عادة في كل مؤسسة هناك بالفعل تعليمة رسمية ، حيث يشار إلى توجيهات الأخصائي في حفظ السجلات. إذا لم يكن هناك مثل هذا التوجيه ، فمن الأفضل إنشائه. للقيام بذلك ، استخدم دليل التأهيل ، الذي يحتوي على عينات تقريبية. بعد ذلك ، يجب وضع الصيغة النهائية للإصدار القياسي للمؤسسة المحددة ، مع الأخذ بعين الاعتبار المواصفات والميزات الداخلية. بشكل عام ، يجب أن تعزى واجبات كاتب السكرتير بوضوح إلى ثلاثة مجالات رئيسية:

1. العمل مع المراسلات. استقبال ومعالجتها بطرق حديثة وإرسالها في الوقت المناسب.
2. الصيانة السليمة للوثائق الداخلية.
3. التسجيل والمحاسبة الدقيقة ونقل الوثائق إلى الأرشيف لحفظها.

ملامح عمل المرجع

في بعض الشركات ، مثلموقف يتضمن مجموعة واسعة من المسؤوليات: من "مكتب المساعدة" إلى "مساعد المدير". يجب أن يكون لهذا الخبير مجموعة واسعة من المعرفة والقيادة الجيدة للوضع. توسعت بعض المهام الرسمية لسكرتير الصحفي قليلاً فيما يتعلق بالزيادة في السلطة. بشكل عام ، هذه هي الوظيفة المعتادة للسكرتير ، لكن كلمة "مرجع" تقدم بعض الإضافات إلى القائمة القياسية. على وجه الخصوص ، يمكن لمراجع السكرتير أن يستقبل الزائرين بشكل مستقل في بعض القضايا. امتلاك بعض المعلومات ، فهو قادر على اتخاذ قراراته الخاصة. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم المرجع بمهام مسؤولة عن الرئيس فيما يتعلق بالأنشطة الاقتصادية للمنظمة (المؤسسة). في بعض الأحيان يكون أمين السجل مسؤولاً عن صيانة إدارة سجلات الموظفين. يتم ذلك فقط عندما يسمح لك إجمالي مبلغ العمل بأداء واجبات إضافية.

</ p>