فحص قيمة الوثائق

نشاط أي مؤسسة في المقام الأولويرتبط مع تشكيل عدد كبير من الوثائق، مختلفة في المحتوى والنوع. ولكن ليس كل الوثائق قيمة. ويمكن أن يصبح البعض مصدرا لدراسة الحياة الاقتصادية والثقافية والسياسية، لأنها تحمل معلومات قيمة. وهناك وثائق أخرى ذات أهمية عملية ضيقة. وبالتالي، لا يمكن اعتبار دور جميع الوثائق متطابقا. المهمة الرئيسية للفحص هي تحديد وثائق القيمة التاريخية واختيارها للتخزين. وتحدد القيمة بالقدرات المعلوماتية للوثائق، نظرا للأهمية العلمية أو التاريخية أو الاقتصادية أو الاجتماعية أو الثقافية أو السياسية.

فحص قيمة الوثائق - تحديد الهويةوالقيمة الاجتماعية والثقافية والعلمية التاريخية للوثيقة وأهميتها العملية على أساس مبادئ ومعايير القيمة للاختيار لتخزين وتحديد شروط التخزين.

ويتم فحص الوثائق،وكقاعدة عامة، لجنة الخبراء الخاصة التي أنشئت في المؤسسة. يتم إنشاء اللجنة من بين الموظفين المؤهلين بأمر من رئيس المنظمة يتكون من أربعة أو خمسة أشخاص. وأعضاء اللجنة الإلزاميون هم رئيس المحاسبين ورئيس الأرشيف ورئيس إدارة دعم الوثائق.

في عملية العمل، تقوم اللجنة على المبادئ التي وضعتها الممارسة ونظرية الأعمال الأرشيف. هذه هي مبادئ الشمولية والتاريخية والحياد الاجتماعي والسياسي والتعقيد.

وفي ضوء هذه المبادئ،معايير فحص الوثيقة. المعايير هي مجموعة من الخصائص التي يجب أن تتطابق مع الوثائق. ويوجد حاليا 3 مجموعات رئيسية من المعايير لتحديد قيمة البيانات:

1. المنشأ؛

2. المحتوى؛

3. الميزات الخارجية.

وتشمل مجموعة المعايير الخاصة بمنشأ الوثيقة البارامترات التالية:

1. أهمية الشخص أو المؤسسة التي أنشأت الوثائق. والأهم من دورها في الاقتصاد الوطني، ونظام إدارة الدولة، والعلوم، والثقافة، وغيرها من الفروع، وأكثر قيمة ستكون البيانات.

2. مكان ووقت تشكيل الوثائق. يتم تسجيل معلومات هامة، مسجلة في وقت واحد مع الحدث وصفها أو بعد ذلك بقليل. وبالإضافة إلى ذلك، فإن المعلومات ستكون أكثر أهمية إذا تم إصلاحه في نفس المكان الذي وقع فيه الحدث.

3 - كثافة الوثائق. المعلومات ستكون أكثر قيمة أقل عدد المنشورات هناك.

ومن ثم فإن الغرض من دراسة قيمة الوثائق هو إبراز الوثائق التي تعكس تاريخ الحياة العامة أو منظمة معينة في لحظات حاسمة.

تتضمن معايير المحتوى المعلمات الرئيسية التالية:

1. أهمية المعلومات. وستحصل الوثائق التي تحتوي على معلومات فريدة على تقييم كبير في الفحص.

2. أنواع الوثائق. وفي عملية العمل، ينبغي إعطاء الأفضلية للوثائق المصممة لتسجيل أهم جوانب أنشطة المنظمة وحياة المجتمع.

3. كرر المعلومات. المعلومات ستكون أكثر قيمة، وأقل في كثير من الأحيان يحدث.

وتشمل معايير الميزات الخارجية ما يلي:

1. أصالة الوثائق. كما أن فحص قيمة الوثائق ضروري لتقييم صحة المعلومات. وفي حالة تقييم نسخة ما، يجب إصدارها وإصدارها بشكل صحيح.

2 - القوة القانونية للوثائق. ومما له أهمية كبيرة في عملية العمل المكتبي، كما لوحظ من قبل، هو التنفيذ الصحيح للوثائق.

3. درجة سلامة الوثائق.

4. الميزات الفنية.

وتعتبر هذه المعايير مشروطة. وقد يشمل فحص قيمة الوثائق معايير أخرى، تبعا لأهداف المؤسسة وخصائصها المحددة.

</ p>